De Wet open overheid (hierna: Woo) heeft tot doel overheden transparanter te maken. In de openbaarheidsparagraaf dient aandacht te worden besteed aan de uitvoering van de Woo, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
In deze paragraaf gaan we in op:
- Actieve openbaarmaking;
- Passieve openbaarmaking;
- Verbetering van informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
Actieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie uit eigen beweging. De Woo bevat een aantal informatiecategorieën die actief openbaar gemaakt moeten worden. Nog niet alle informatiecategorieën zijn in werking getreden. Per 1 november 2024 moest de gemeente informatie over de organisatie, de werkwijze (waaronder de taken en bevoegdheden) en de bereikbaarheidsgegevens actief openbaar maken. Deze informatie wordt ontsloten via het Register van Overheidsorganisaties (hierna: ROO).
Het beleidsvoornemen voor 2024 was om de rol van ROO-redacteur in te kunnen vullen. In 2024 is de rol van ROO-redacteur ingevuld. Daarnaast heeft de organisatie de benodigde informatie voor de verplichting per 1 november 2024 verzameld, waarna de ROO-redacteur de informatie heeft ingevuld. De gemeente heeft hiermee tijdig voldaan aan haar verplichting om de betreffende informatie openbaar te maken.
Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking betreft het openbaar maken van informatie nadat hierom is verzocht. Dit wordt een Woo-verzoek genoemd. Voor 2024 zou er gekeken worden om ook dan te kunnen blijven werken met software voor het anonimiseren van documenten. Dit is gelukt: ook in 2024 kon er worden gewerkt met de software.
Verbetering van informatiehuishouding
Op 2 december 2024 heeft de Gemeente Den Helder meegedaan aan de WOO-match. De Woo-match is ontwikkeld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG). Met de Woo match heeft de gemeente onderzocht hoever we zijn met de invoering van de actieve openbaarmakingen en openbaarmaking op verzoek (Woo-verzoeken). Daarnaast hebben we deelgenomen aan de WOO-monitor, een jaarlijkse vragenlijst van de VNG. Deze vragenlijst geeft inzicht in hoe gemeenten de WOO implementeren. De resultaten van onze deelname en die van andere gemeenten zijn te vinden op de website Stand van zaken implementatie Woo bij gemeenten .
Hieronder volgt een overzicht van de genomen acties:
- In 2024 is data van twee applicaties gemigreerd naar een archiefapplicatie, wat de toegankelijkheid van digitale informatie bevordert.
- Er zijn veel fysieke archieven overgedragen naar het depot van het Regionaal Archief Alkmaar.
- In 2024 is digitale informatie in het zaaksysteem volgens de richtlijnen tijdig vernietigd. Deze actie draagt bij aan de ordening van het digitale archief.
- Er worden kwaliteitscontroles op data in het zaaksysteem uitgevoerd. Deze actie verbetert de kwaliteit van de informatie.
- De archiefeisen zijn opgenomen bij de aanschaf van vakapplicaties.
- Er is gestart met de actualisatie van het Verwerkingsregister.