De planning- en control-functie ziet niet alleen toe op de financiële bedrijfsvoering, maar op de bedrijfsvoering in brede zin. Zowel intern als extern:
- Realiseren we onze activiteiten tijdig en juist?
- Wordt voorgenomen beleid samengesteld?
- Blijven we met onze bestedingen binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders? en
- Bereiken we ook doelstellingen, bijvoorbeeld op het gebied van personeelsontwikkelingen en kaders op het gebied van ICT, zoals privacy en beveiliging?
Afwijkingen kunnen voor zover van toepassing in de tussentijdse rapportages worden vermeld.
De afgelopen jaren zijn stappen in gezet in het ‘slanker’ en informatiever maken van de P&C-producties. De raad is betrokken bij het bepalen van de beleidsdoelstellingen in het Kadernota-proces en die te gebruiken bij de verantwoordingsinformatie. Dit is gestart in 2022 met het besluit van de gemeenteraad om te komen tot een nieuwe Visie op Planning & Control. Deze visie is in nauwe samenwerking met de Auditcommissie besproken en vastgesteld. Eind 2023 is het implementatieplan besproken met de Auditcommissie. De implementatie is gaande en zal zich uitstrekken tot in 2025.
In 2024 zijn de eerste resultaten hiervan zichtbaar geworden. De indeling van de begroting 2025 (die is vastgesteld in november 2024) is aangepast. Deze wijziging is afgestemd met de auditcommissie zoals we alle wijzigingen in de P&C producten afstemmen met de auditcommissie. Het resultaat is dat begroting zichtbaar dunner is geworden. De volgende stap is kritisch te kijken naar de informatieve waarde. daarnaast is in 2024 gestart met het stuk voor de stuk actualiseren van de beleidskaders voor de paragrafen.
Naast deze meer beleidsmatige producten krijgen ook de aanbevelingen van de accountant een belangrijke plaats in deze doorontwikkeling. .
In 2024 zijn als relatief grote issues de onderbouwing van de waarde van de deelneming Willemsoord uitgewerkt en is de methodiek van het bepalen van de restrisico's in de paragraaf weerstandsvermogen herzien.
Deze onderdelen zijn volledig verwerkt in de jaarstukken 2024.
Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college van B&W zelf verantwoording afleggen over de naleving van regels die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de organisatie.
Tijdens het opstellen van de jaarrekening over 2023 bestond er nog onduidelijkheid over wat nu de exacte eisen zijn. De eerdere richtlijnen waren nog onvoldoende afgestemd tussen de regering en de Algemene Rekenkamer.
Voor de doorontwikkeling van de Planning en Control en de visie op concern control is de invulling van de rol van concerncontroller een voorwaarde. In 2024 is de functie van de concerncontroller niet ingevuld. Eind 2025 is de functie opnieuw opengesteld. In het tweede kwartaal van 2025 zal de nieuwe concerncontroller starten.
Een belangrijke steunpilaar bij het signaleren van mogelijke afwijkingen is de interne controle. In Den Helder is dit vorm gegeven in een subteam VIC (Verbijzonderde Interne Controle). Het team toetst aan de hand van een meerjarenplan of de uitvoering van de verschillende processen voldoet aan de regelgeving en helpt de organisatie bij het maken van verbeterslagen. De laatste twee jaar is met behulp van het VIC-team een belangrijke verbeterstap gezet.
Als onderdeel van de intern aangeboden opleidingen is in 2024 opnieuw aandacht besteed aan de planning en control-cyclus en wat dit betekent voor verschillende onderdelen in de organisatie. Als de kennis en planningen niet wordt gedeeld kunnen medewerkers dit ook niet toepassen.
Tot slot zijn er in 2024 een aantal verbeteringen gerealiseerd in het hart van de financiële processen. De structuren en route voor het in behandeling nemen van facturen zijn vereenvoudigd, getoetst op functiescheiding en voldoende betrokkenen voor een vlotte afwikkeling van facturen voor de aan de gemeente geleverde prestaties.
Het resultaat hiervan is dat de gemiddelde betalingstermijn aanzienlijk is ingekort en facturen die voldoen aan de vereisten en de prestatielevering ruimschoots op tijd worden betaald. Het verwachte logische gevolg heeft zich ook gemanifesteerd, er worden minder betalingsherinneringen ontvangen.
In 2025 wordt deze verbeteringen verder uitgebouwd met een geactualiseerde werkwerkwijze voor het vastleggen van verplichtingen en het vastleggen van de prestatieverklaring, in aanvulling op de door het systeem ondersteunde functiescheidingen en akkoordverklaringen.