Bedrijfsvoering

In dit deel van de paragraaf bedrijfsvoering geeft de organisatie een toelichting op de rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden per rechtmatigheidscriterium. Hierbij geeft de organisatie aan welke verbetermaatregelen zij gaat treffen om rechtmatig handelen in de toekomst te borgen.
In de rechtmatigheidsverantwoording legt het college verantwoording af over de volgende drie rechtmatigheidscriteria:

• Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten.
• Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
• Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan?

De geconstateerde afwijkingen betreffen:

Begrotingscriterium
In de begroting zijn de door de raad beschikbaar en vastgestelde budgetten en kredieten opgenomen. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de omvang van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. De organisatie heeft de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn opgenomen in de financiële verordening Gemeente Den Helder 2024.

Voor programma 1, Samenwerkende gemeente, is een overschrijding van de lasten geconstateerd die met name betrekking heeft op de dotatie aan de voorziening wethouderspensioenen en wachtgelden en op de getroffen voorziening van € 5.297.000 voor de waardering van de deelneming in Willemsoord. In het licht van de financiële verordening is deze overschrijding acceptabel. Op 10 maart 2025 heeft de raad ingestemd met het treffen van een voorziening voor de waardering van de deelneming in Willemsoord (artikel 19 lid 3 b).

Voor programma 3, Vitale gemeente, is een overschrijding van de lasten geconstateerd van die met name betrekking heeft op de grondexploitaties (€ 3.103.000). In het licht van de financiële verordening is deze overschrijding acceptabel. Tegenover de extra kosten staan extra opbrengsten die direct gerelateerd zijn aan die kosten (artikel 19 lid 3 e) en de overschrijding op de grondexploitatie past binnen de vastgestelde kaderstelling van de grondexploitaties.

Voor programma 4, Leefbare gemeente, is een overschrijding van de lasten geconstateerd die betrekking heeft op het saldo van de lasten van verschillende onderliggende taakvelden zoals openbare orde en veiligheid, sportaccommodaties (waaronder het zwembad € 382.000), openbaar groen en (openlucht) recreatie. In het licht van de financiële verordening zijn de onderliggende overschrijdingen op taakveldniveau acceptabel.

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de naleving van eisen/voorwaarden uit diverse interne en externe regelgeving bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De organisatie heeft hierbij getoetst of de baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met wet- en regelgeving.

Met betrekking tot het proces inkopen en aanbesteden zijn vijf onrechtmatigheden geconstateerd van totaal
€ 587.405,23.

Twee rechtmatigheidsfouten hebben betrekking op het laten doorlopen van twee contracten in het Sociaal Domein die in 2020 reeds als onrechtmatig zijn opgenomen. Er is bewust gekozen om deze contracten niet opnieuw aan te besteden, omdat het gaat om aflopende contracten.

Drie rechtmatigheidsfouten hebben betrekking op een onjuist gevolgde aanbestedingsprocedure. Er is enkelvoudig of meervoudig onderhands aanbesteed in plaats van Europees. De raming van de opdrachten inclusief mogelijke verlengingsopdrachten heeft onvoldoende plaatsgevonden. Om in het vervolg onrechtmatigheden te voorkomen, is extra aandacht voor het budgetbeheer en de verplichtingenadministratie en is organisatie breed benadrukt om Inkoop te betrekken bij op te starten aanbestedingen en daar waar mogelijk inhuur van externen te laten verlopen via ons Dynamisch Aankoopsysteem. Dat is een specifieke procedure binnen Europese aanbestedingen waarbij telkens een opdracht kan worden uitgezet waar verschillende partijen op kunnen reageren.

Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium
Op het moment dat overheidsgelden worden gebruikt voor een doel waarvoor deze niet bestemd zijn, is sprake van misbruik of oneigenlijk gebruik. Misbruik en oneigenlijk gebruik gaan over het handelen door derden, organisaties of inwoners. Het verschil tussen misbruik en oneigenlijk gebruik is dat bij oneigenlijk gebruik feitelijk wel gehandeld wordt in overeenstemming met wet- en regelgeving, maar dat er gebruik gemaakt wordt van de ‘mazen van de wet’. Bij misbruik is er sprake van onrechtmatig handelen, omdat er opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekking van gegevens plaatsvindt met als doel ten onrechte overheidsgeld te verkrijgen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

De organisatie heeft getoetst of in de uitvoering van het beleid voldoende waarborgen zijn opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan. Uit de controle blijken geen onrechtmatigheden in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Misbruik en oneigenlijk gebruik is mede via de gemeentelijke regelgeving ingebed in de processen van de organisatieonderdelen. Dit doet de gemeente door in regelgeving heldere definities en een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroepen te geven en door rechten, plichten en voorwaarden op te nemen in de regelgeving. Ook in de beschikkingen vermeldt de gemeente de rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke maatregelen en er vindt toetsing op juistheid en volledigheid van de door derden verstrekte informatie plaats vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering.